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封筒の差出人の正しい書き方知ってる?意外と知らない封筒マナーを紹介

投稿者:
オリーブオイルをひとまわし編集部

2019年5月19日

SNSが全盛の時代にあっても、データの盗用や使い回しを防止するために、納品物や申請書類を郵送で依頼する企業や官公庁はまだまだある。封筒を記入する際に、受け手に対する気遣いやマナーをきちんと出来ていれば、顔を合わる前からあなたの第一印象はアップするかもしれない。今回の記事を読んで、分かっているつもりで、実はできていない封筒の正しい書き方、そして、やりがちな間違いを防ぐ方法をマスターしてほしい。

1. これだけはおさえておくべき、封筒の書き方基本ルール 

まずは、ビジネスシーンで最も使用頻度の高い、和封筒といわれる縦長の封筒について、基本的なルールを説明していこう。頻繁に使われる封筒なので、この封筒の書き方ルールが、他のイレギュラーなケースにも応用可能な基本ルールとなる。

これだけは外せない基本ルール2つ

ビジネスシーンに限らないが、正式な文書を郵送する際の封筒表裏の書き方で、最も重要な基本ルールは下記の2つである。

・手書き
・縦書き

よりカジュアルなダイレクトメールやプレスリリースであれば、宛名シールに横書きで印刷することもあるが、顧客や目上の人への手紙は手書き・縦書きが丁寧な印象を与える。縦長封筒記載の表面の書き方で、さらに大切なルールを追加で説明する。

宛名の書き方でやりがちなNGは?

宛名が会社名である場合は(株)(有)ではなく、「株式会社」、「有限会社」と正式名称で書こう。よく見られる間違いが、宛先に会社名と個人名が含まれるケースで、会社名・部署名に「御中」を付けてしまうというもの。正しくは、会社名・部署名に「御中」は付けずに、個人名の下に「様」だけを書けばよい。

2. 宛名が連名のときの正しい位置は?

封筒の書き方におけるもう少し複雑なケースの正しいビジネスマナーを見ていこう。宛名が複数あリ、連名で記入しなければならない場合は、どのようなマナーがあるだろうか?

まず、役職の高い人物の名前を肩書も含めて、最初に書くのが鉄則である。そして、その左隣に次に役職の高い方、続けて、その左隣に次の方、というふうに全員の名前を書いていく。しかし、封筒のサイズによっては、どうしても全員の名前を書くのが難しい場合もある。

どうしても記載するスペースがなく、全員の宛名を記載できない場合は、全体の見栄えも考えて、役職の最も高い宛名を書き、その他は「ご担当者様」などでまとめたほうがよい場合もある。「ご担当者様」などでまとめた場合に、その旨をカバーレターなどで一言したためておくと、受け手への気配りを示すことができる。

3. 横書き印刷の封筒で差出人は裏?表?

一般的に洋封筒と呼ばれる、横書き用の封筒を使わなければならないケースもある。横書きの封筒の書き方マナーを説明していこう。

切手を貼る位置はどこ?

まず、間違いやすい切手の位置は基本的に、「縦長にしたときに左上」だ。つまり、90度回転させた横長封筒では、右上に切手を貼るのが正解である。

郵便番号、宛先、宛名の正しい書き方は?

ビジネスシーンで、横長封筒を使用する場合の郵便番号の位置は、「縦長にしたときの切手の右隣」が正解だ。切手が左上、郵便番号は右上で覚えておくとよいだろう。つまり、郵便番号の赤枠がある時は、封筒の向きに関わらず郵便番号の赤枠に書いた方がよい。

数字を書く向きは、縦長封筒と同じ方向で書くのが基本マナーであり、郵便局で正確に仕分けるために必要である。もし、郵便番号の赤枠がない場合は全体的なバランスを見て、横長の左上から郵便番号・住所・名前のように順番に書いていこう。

横書き封筒で差出人を書く正しい位置は?

横長封筒では、正しい差出人の住所・氏名の位置は、裏面の中央下部。封筒裏面中央下部で、封筒横幅の3分の1に収まるくらいの幅で、自分の郵便番号・住所・会社名・所属部署名・氏名を書こう。

4. A4サイズ以上の封筒の正しい書き方は?

折ることができない大判の重要書類や冊子を郵送する場合に用いられる、A4サイズの封筒も、宛先や宛名を縦書きにするのが基本である。大判封筒の書き方であっても、縦長封筒の書き方マナーをおさえておけば問題ない。ただし、A4などの大きなサイズの封筒に、外付けと呼ばれる「請求書在中」や「重要」を記載する場合は、外付け記載用によく用いられるゴム印では小さすぎる可能性があるので、左下に赤ペンで記入するほうがよい。

結論

もしかしたら、封筒におけるマナーは郵便物を送ったあなたの第一印象までも決定付けるかもしれない。確かに封筒の書き方にはさまざまなルールがあるが、ビジネスシーンで封筒を送るのであれば正しい方法で送ろう。手書きの宛名の美しさも大切だが、もっとも大切なのは、受け取る相手への、あなたからの気遣い、思いやり、気配りである。封筒を使ったコミュニケーション力をビジネスシーンで生かしてみよう。
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