【名刺整理のポイント】アナログとデジタルのメリット、デメリット

名刺の枚数が多すぎると目当ての名刺を見つけるのに時間がかかったり、デスクでの保管場所がなくなったりする。名刺の枚数が多すぎる場合は、まず使える名刺と使わない名刺に分けて、デスクを整理整頓しよう。

使える名刺とは、頻繁に連絡を取り合っている人の名刺や、今後連絡をとる可能性が高い人の名刺である。いざという時に連絡を取りやすいので、思わぬビジネスチャンスにつながることがあるかもしれない。

使わない名刺とは、もらってから一度も連絡を取っていない人の名刺や、長い間連絡を取っていない人の名刺である。とくに、いつ誰からもらったのかを思い出せないほど印象の薄い名刺は、今後使う可能性が低いだろう。

名刺は会社名や役職、名前など個人情報が多く記されているので、処分する際はシュレッダーにかける必要がある。捨てるのに抵抗がある場合は、使わない名刺用のファイルなどを作って、デスクにまとめて保管しておくとよいだろう。

名刺をファイルなどに入れる場合はおもに「五十音順」「業種別」「時系列」で分ける方法がある。五十音順で分ける方法は、整理が簡単なのが特徴である。名刺整理が苦手な人でも、五十音順に並べていくだけなので手軽に実践できる。

業種別で分ける方法は、依頼したい仕事の内容によって分類したい人におすすめだ。業種別で分けていれば、依頼したい仕事の内容に合わせてすぐに名刺を探し出すことができる。

時系列で分ける方法は、新しい名刺を次々に入れていくだけでよいので最も簡単な方法である。古くから付き合いがある人なのか、最近知り合った人なのかが視覚的に分かって便利な方法だ。

名刺は、アプリを使ってデジタルで管理することもできる。アプリを使うメリットは場所を取らないことと、検索が簡単にできることではないだろうか。名刺はとにかく枚数が増えるものだが、アプリで管理すればスマホやパソコンの中にすべてを保存することができるので省スペースに効果的だ。持ち歩く際もスマホ一つにすべてのデータを入れておけるので、外出先でもすぐに連絡先を調べることができる。

名刺管理アプリは、会社内で共有することで名刺の情報を共有することができる。自分が交換した名刺がほかの同僚の役に立つこともあるかもしれない。

アプリに名刺を登録する方法は、おもにカメラとスキャナーである。カメラを使った登録方法は、名刺を撮影するだけなので外出先でも手軽にデータ化できる。しかしカメラの場合は、一枚ずつ撮影しなければならないので大量に名刺がある場合は時間がかかることもある。一括で大量に名刺を取り込みたい場合はスキャナーが便利である。

アプリによっては、SNSのようにアプリ上でメッセージなどのやり取りをすることができるものもある。相手が独立したり昇進したりした場合にも、最新の情報を確認できるのでビジネスチャンスにつなげることができる。アプリを使った名刺管理は、ビジネスを効率化したい人におすすめの方法だ。

名刺管理が上手な人は業績がよい人が多いと聞く。定期的に名刺を整理することで人間関係も整理し、ビジネスで関係を築きたい人とそうでない人を明確にしているためである。もらった名刺はその日のうちに整理し、自分にとって必要な名刺だけを手元に置いておくようにしよう。