名刺を上手に整理する方法は？ ファイルに収納？ アプリで管理？

ビジネスには名刺交換が重要だ。そして大事な名刺を活用するには、しっかり整理しておくことが大切なのだ。名刺の重要性や、名刺の整理方法について解説しよう。

ビジネスでは、人脈作りがとても重要になってくる。普段の仕事はもちろん、問題が生じたときや新規事業を始めるときなど、人脈によって助けられることがあるだろう。

また、ビジネスチャンスを逃さないためにも、さまざまなジャンルの人と出会い、視野を広げておくことが大切だ。世界が広がり情報量が増えれば、ビジネスチャンスにも巡り合えるわけだ。たくさんの人と出会い、積極的に名刺交換をして、人脈を広げていこう。

せっかくたくさんの名刺をもらっても、整理できていないと上手に活かすことができない。名刺の整理は面倒に思われがちだが、一旦ルールを作ってしまえば、かんたんに整理でき、必要な情報もすぐに探せるのだ。また、オフィスに戻ったら、すぐに名刺を整理する習慣をつけよう。

名刺には、出会った日やその人の特徴、会話の内容などをメモしておくとよい。たくさんの人と名刺交換をした場合、すべての人を記憶しておくことは不可能だが、メモしておくことで思い出しやすくなるだろう。名刺の整理方法には、昔ながらのアナログ式と、最近増えているデジタル式がある。その方法を、次で説明しよう。

アナログ式の名刺整理とは、名刺を「分類して収納する」方法だ。探しやすく整理しておくことがポイントになる。ケースやファイルを使って、分類・整理していこう。また、名刺の分類方法や並び順は、業種別や五十音順、日付順などがある。自分に合う方法を見つけて、整理することが重要だ。

名刺整理用のケースなら、大量の名刺を効率よく収納でき、デスクもスッキリ片付く。見出し兼仕切りのカードや板が付属しているケースが多く、業種別や五十音順にも整理しやすい。ケースは、デスクの引き出しに収納してもよいが、デスク上に出しておくと使いやすいだろう。

ファイル式の名刺整理グッズは、ポケットが固定されているタイプと、ポケットの追加や移動ができるタイプがある。固定タイプのファイルは、名刺をもらった日付順に入れていくことになるので、もらう名刺が少ない人にはよいだろう。追加や移動ができるタイプのファイルは、五十音順などにも対応できるので、枚数が多い名刺の整理にも便利だ。

最近は、名刺整理をデジタル式で行なう人が増えている。スマホやパソコンで名刺のデータを整理・管理できるアプリがあるのだ。アプリによって機能に違いがあるが、写真を撮るだけでデータ化されたり、SNS機能や電子名刺機能があったりなど、便利な機能が満載だ。個人向けのおすすめアプリを2つ紹介しよう。

スマホで名刺を撮影すると、AIと人による手入力を組み合わせた技術で、名刺情報をデータ化してくれるアプリだ。まず、自動認識で素早く情報が登録されたあと、入力スタッフによって入力・補正が行われるので、少し時間はかかるが正確性はかなり高いのだ。

また、名刺情報同士でのSNS機能があり、Eightでつながっていれば、相手が名刺を変更した際に通知が届いたり、メッセージを交換したりできる。スマホだけでなく、パソコンからも利用可能で、情報の検索やグループ分けもかんたんだ。また自分の情報をWeb上に公開できるので、オンライン名刺として活用することも可能だ。

スマホで撮影した名刺の情報が、自動認識によってスピーディーにデータ化され、連絡先として保存される。自動認識は、ほかの名刺管理アプリよりも精度が高いといえるが、やはり手入力ほどの正確性はないので、修正作業が必要にはなることもある。

事前に自分の名刺情報を登録しておけば、電子名刺として名刺交換もできる。また、商談ややり取りの履歴なども記録でき、営業支援ツールとして活用できるのだ。多くの言語に対応しているので、商社や外資系企業などの人にはおすすめのアプリだ。もちろん、パソコンからも使え、同僚などと共有することもできる。

名刺を整理しておくことは、名刺を活用するために必要なことだ。アナログ式やデジタル式など、さまざまな整理方法があるので、名刺の量や自分のスタイルに合った方法を見つけよう。名刺をしっかり活用して、ビジネスを成功させてもらいたい。