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ビジネス手紙の書き方で心証を上げる!相手に失礼のないマナーとは?

ビジネス手紙の書き方で心証を上げる!相手に失礼のないマナーとは?

投稿者:ライター 松岡由佳里(まつおかゆかり)

2019年12月20日

現代のビジネスでは、メールでのやり取りが多くなっている。しかし、お詫びやお願い事、お誘いなど手紙で相手に用件を伝えるケースもたくさんあるだろう。ビジネス上の手紙は、きちんとしたルールを知っておかなければ、相手に不快感を与えたり内容が伝わらないこともある。ビジネス上の手紙のルールを覚えて、相手に好感を持ってもらえる手紙を書こう。

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1. 書く前に知ろう!ビジネス上の手紙の基本書式

ビジネス手紙のルールが大切な理由とは

わざわざ手紙を書かなくてもいいだろう。今どきは、そのような考えのビジネスマンもいるかもしれない。しかし、重要な内容に関しては口頭やメールで伝えるよりも正確に、そして格式を重んじるという点で手紙の方が優っているのだ。

ビジネスにおいては、ルールを遵守することは重要なことだ。これからビジネス上で付き合っていく相手としてふさわしいか、常識のある人間かなどビジネス上の手紙によって、ある程度判断材料になるからだ。

ビジネス手紙の基本構成は5つ

ビジネス手紙を書く時には、基本的な構成を覚えておくと文章を書くときに悩まなくて済む。基本的には「前文」「主文」「末文」「後付」「副文」となっている。目的によっては省く構成もあるが、この5つを頭に入れておけば書く時に悩むことはないだろう。

2. ビジネス文書マナー【前文】

前文の役割

前文の役割は挨拶だ。誰でもいきなり用件を突き付けられると「ムッ」としてしまうだろう。まずは、相手のご機嫌を伺う挨拶から始めるのが礼儀というものだ。ビジネスにおける手紙も同じこと。

手紙というのは、相手の都合も配慮せず勝手に送りつけるものであるから、まずは「どうもすみません」という意味も踏まえて前文が必要になる。

前文の4つの要素とは

前文には4つの要素を盛り込むことが重要とされている。
  • 頭語(拝啓など)
  • 時候の挨拶(季節を感じさせる言葉)
  • 相手の安否(ますますご清のことと存じます)
  • 感謝の言葉
これらの要素をうまく入れ込むことで、ビジネスの手紙として相手に対しての礼儀を表すことになる。

前文を使わないケース

ただし、このような前文を使わないケースもある。たとえば、お詫びのビジネス手紙の場合だ。謝罪の手紙を受け取る側としては、まどろっこしい定型の前文を並べたてられても、ちっともうれしくないだろう。むしろイラつく材料でしかないかもしれない。

それよりも前文を省略して「謝罪」から入るのが、相手の感情を思えば当然のこととなる。

3. ビジネス文書マナー【主文】

ひとつの文章にはひとつの用件

ビジネスの手紙では、相手に内容が伝わりやすくすることが最も大切なことである。主文は、大切な内容を相手に伝える役割を担っているので、まずはシンプルにすることだ。そのためには、ひとつの文章にはひとつの用件を心がけよう。

シンプルに。余計な修飾語は省く

ビジネス手紙の場合、主文を書くときには、できるだけシンプルを心がけよう。ラブレターとは違って、余計な修飾語を用いると用件がうまく伝わらないこともあるからだ。同時に誤解を生む可能性もある。
相手の地位などをおもんばかって華美な修飾語をつけてしまうと、かえって本筋が伝わりにくくなるので注意しよう。

短いセンテンスで。箇条書きも有効

手紙でお知らせしたいことがたくさんある場合には、箇条書きにしよう。文章の中で長々と説明するよりも、箇条書きでまとめてしまった方が相手にもわかりやすく勘違いも防ぐことができる。

4. ビジネス文書マナー【末文】

末文の役割とは

ビジネス手紙における末文の役割とは、前文が「こんにちは」だとすれば、末文は「さようなら」という挨拶になる。

そのため手紙の末文の構成としては、「結びの挨拶」と「結語」になる。

頭語との組合せを間違えないように

とくに注意したいのが頭語との組合せである。頭語と結語とはセットになっているから、頭語を決めたら、結語も当然それに見合ったものになる。

「拝啓」なら「敬具」

「謹啓」なら「謹言」

「急啓」なら「草々」

「前略」なら「草々」

といった具合に、手紙にはきまりごとがあるので十分注意しよう。

5. ビジネス文書マナー【後付】

後付に必要な要素とは

後付けは、ビジネス手紙では締めくくりとして「いつ」「誰が」「誰宛に」書かれたものなのかをはっきりと明記するために書かれるものである。とても重要な役割を果たすものだから、末文で緊張の糸が切れてしまわないように後付けにも気を配るようにしよう。

まず、日付は縦書きでは漢数字を、横書きでは算用数字で表記しよう。署名の書き方としては、一般的にはフルネームを書くものである。しかし、親しい人たちに対しては「母より」「姉より」や下の名前だけでもよいだろう。

手紙の宛名に関しては封筒と同じ宛名にすることが原則である。ビジネスの手紙では、相手の会社名、部署、役職などもきちんと書き添えることがマナーとなる。

6. ビジネス文書マナー【副文】

副文の役割は、主文で書き漏らしたことなどを追加するものだ。一時期、歌謡曲などで「追伸」という言葉が流行して追伸がかっこいいと思った人も多いが、実は追伸はかっこ悪いのである。

親しい人に「あ、そうそう忘れていたけれど」というノリで書き加えるもので、ビジネス手紙で、とくに改まった内容では副文は使用しない方がよい。ビジネス手紙を書き終わり、もしどうしても伝えることがあるのなら、最初から書き直すべきである。ビジネス手紙には適していない。

結論

手紙を書くとき、メールのような気持ちで書いてしまうと相手に不快感やビジネスマンとしてのマナーを疑われることにもなりかねない。社会人としてのマナーのひとつとして、ぜひビジネス手紙の書き方をマスターしよう。

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