名刺の整理におすすめの方法は？アプリや名刺ケース・ファイルの特徴を解説

スマホアプリの発展により、名刺を整理するアプリも良質なものがたくさん出てきている。スマホアプリなら、名刺を一旦データで入力しておけば、アナログで保管するときのような手間がかからない。検索機能でほしい名刺の情報が屋外でもすぐに探し出せることに加え、管理も自動的にやってくれる。アナログであれば、名刺がある程度たまれば新しいものが必要になるが、アプリであれば、たとえ何千枚になってもスマホひとつあれば十分だ。

ただし、アプリによっては保存できる名刺に枚数制限がある。一定以上の枚数になると有料に切り替えなければいけないものもあるので、事前に仕様を確認しなければならない。

名刺のデータは、手で一枚ずつ入力する方法と、スマホのカメラで読み取る方法がある。アプリによっても異なるので、自分がどちらの方法で管理したいか先に決めておくと、スムーズにアプリをインストールできる。

名刺整理アプリは以下の4点を基準に選ぼう。

とくにデータの保存先がクラウドデータか端末かで、名刺データの保存する状況が変わってくる。クラウドデータに保存する仕様であれば、ネットに接続している状況でなければデータの保存や呼び出しはできないので、屋外で使うのが困難な場合があるだろう。一方、端末に保存する仕様であれば、ネットにつながっていなくともデータの保存や呼び出しは可能だ。ただし、端末の保存容量を使ってしまうことには注意したい。

名刺を五十音順に整理したい人や、頻繁に名刺を取り出す機会がある人には名刺ケースが向いている。名刺ケースは箱型と回転ホルダー型の2タイプがあるが、いずれも五十音順の目次がついているのが特徴だ。そのため、名刺ケースは取り出したい名刺をすぐに探し出せる点が特徴でもある。回転ホルダーはデスクに置くものなので、頻繁に連絡を入れる取引先の名刺だけホルダーに入れておくのもよいだろう。

名刺を時系列に整理したいのであれば、ブックタイプの名刺ファイルがおすすめだ。名刺を交換した順番に名刺をファイルに綴じることができるし、日付やもらった順に収納することで相手の顔も思い出しやすくなる。

また、名刺ファイルは見開きで複数の名刺を収納できるため、名刺ケースと比べると視認性に優れている。会社のロゴマークや顔写真、特徴的なデザインが探しやすくなるので、氏名より視覚面で名刺を覚える傾向の人には使いやすいだろう。会話した内容などをメモにとどめておき、名刺と一緒にファイリングすれば次回の商談にも活用できて一石二鳥だ。

名刺ファイルを購入する場合は、事前にポケットの数を確認しておくのがよいだろう。一年にどれぐらいの名刺をもらうか目算しておいて、購入するポケットの数を決めておこう。

名刺の整理方法について詳しく紹介した。アプリ、ケース、ファイルと、それぞれの好みや収納方法に合ったものを選ぶのがポイントだ。今一度手元にある名刺を整理して、デスク周りをすっきりさせてみてはいかがだろうか。