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リモートワークに必要なツールとは?円滑に進めるための仕事術

リモートワークに必要なツールとは?円滑に進めるための仕事術

投稿者:ライター 渡辺恵司(わたなべけいじ)

2020年2月20日

働き方の多様化にともない、リモートワークを選ぶ方も増えてきた。あるいは今まさに、リモートワークを検討している方もいるだろう。リモートワークで円滑に仕事を進めるには、さまざまなツールが欠かせない。今回はそのツールを紹介していく。

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1. リモートワークはツールが重要!その訳は?

リモートワークとは、オフィスに出社するのではなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどオフィスから離れて仕事を行うこと。テレワークとほぼ同義で使われる言葉だ。

通勤時間がなくなる分、時間を別のことに有効活用できる、満員電車のストレスから開放される、育児や介護をしながら仕事を続けやすいなどメリットが豊富にある。

リモートワークの必須ツールといえば、インターネットに接続されたパソコン(デスクトップ、ノート)、スマホ、タブレットなどだろう。将来的にどうなるかは分からないが、今現在、リモートワークをするならこれらの必須ツールがなければ話にならない。

ここでは、それ以外に揃えておきたいアプリやソフトウェアといったツールについて解説していく。

リモートワークではツールが重要な訳

リモートワークで自分らしい働き方を実現できても、仕事の効率が低下すれば企業にとってはマイナスになる。あまりに非効率的なら「やっぱり出社してほしい」と言わるかもしれない。ツールを駆使して、効率よく仕事を進めることが大切になるだろう。

また、リモートワークはコミュニケーションが取りにくいという欠点がある。仕事の情報共有が遅れたり、人間関係が円滑に図れなくなったりするおそれもある。リモートワークをするなら、オフィスと遜色ないコミュニケーションを実現できるツールも導入しておきたい。

2. リモートワークで揃えるべきツール12選!

リモートワークで揃えておくべきツールとはなにか?「コミュニケーション」「タスク管理」「情報共有」「オンラインストレージ」に分けて、代表的なツールを紹介する。

なお、どういった業務に従事しているのか、どの程度の人数でコミュニケーションを図るのか、他サービスとの連携の必要性、その他必要な機能などは個別の状況に応じて変わるため、適したツールも異なるだろう。

ここでは、リモートワークで使われる一般的なツールを紹介していく。導入に際して迷ったときの参考にしてほしい。

コミュニケーション

【Chatwork】
導入企業が24万社(2020年2月19日時点)を超えたChatwork(チャットワーク)は、個別チャット、グループチャット、ファイル管理、ビデオ・音声通話など機能が豊富なツールだ。サービスを切り替えることなくビデオ会議に出席することもできる。

【Slack】
見やすく使い勝手のいいインターフェースが特徴なのがSlack(スラック)。後から参加したメンバーも過去のやり取りやファイルをチェックできる。GoogleカレンダーやDropboxをはじめ、さまざまな外部ツールと連携できるのも特徴だろう。

【LINE WORKS】
LINEに使い慣れている方ならもっとも扱いやすいツールかもしれない。チャットはもちろん、カレンダーやファイル共有、Driveといった基本的な機能もひと通り揃っており、顧客や取引先もLINE WORKSを使っていればコミュニケーションを簡単に図れる。

タスク管理

【Trello】
タスク管理ツールが初めてという方は、Trello(トレロ)をおすすめしたい。仕事はもちろん、プライベートのタスクも管理しやすい。「Trelloカード」と呼ばれる、いわば付箋のようなイメージのカードにコメントや期限、添付ファイルなどを直接入力して管理できる。

【backlog】
ソフトウェア開発から広告代理店、新聞社まで幅広い業種で導入されているタスク管理ツールがこちら。ガントチャートやマイルストーンを作成し、進捗状況や作業計画などをひと目で把握できる。直感的に操作できる、分かりやすいインターフェースも特徴だ。

【jooto】
付箋を貼ってはがすような感覚で「ドラッグ&ドロップ」する、という使い方が基本のシンプルで分かりやすいタスク管理ツール。ガンチャート機能や、ひとつのダッシュボードで複数のタスクを一元管理できる機能など、使いやすさ重視の方におすすめしたい。

情報共有

【Googleドキュメント】
ドキュメントの入力、編集、リンク、画像や図形描写などリモートワークに求められる基本的な機能はほぼすべて搭載されている。パソコン、スマホ、タブレットどこからでも簡単にアクセスでき、共有設定した相手との同時作業やチャットでのやり取りも可能だ。

【Evernote】
メモ、リスト、リマインダーの管理など個人で使用するだけでも便利なEvernoteだが、ビジネスプランならSlackやGoogleドライブ、Outlookなどさまざまなツールとも連携できる。もちろん、ノートやファイルの共有も手軽にできるおすすめツールのひとつだ。

【Dropbox】
パソコン、スマホ、タブレットなどから簡単にチームの作業ファイルにアクセスできる手軽さが人気の情報共有ツール。Googleドキュメントやスプレッドシート、Trelloなど複数のクラウドに保存しているコンテンツも一箇所にまとめて管理できる。

オンラインストレージ

【Googleドライブ】
Googleアカウントをお持ちで、Googleドキュメントやスプレッドシートをよく使うという方なら、Googleドライブは使いやすいオンラインストレージツールだろう。文章はもちろんデザインや動画など15GBまで無料で保存できるうえ、共有編集への招待も簡単だ。

【OneDrive】
ExcelやWordなどマイクロソフトのサービスをメインに使う方は、ファイルを編集するためのアプリが充実しているOneDriveがおすすめだ。オフラインでもアクセス可能なので、リモートワークでネットがつながらない場面を想定して導入するのもいいだろう。

【box】
Dropboxと並び、ファイルの保管・管理に便利なツールがbox。スタータープランで100GBまで利用できる。それよりも上位のプランはストレージ容量が無制限になるため、どちらかというとリモートワークを導入する法人向けのツールと言えるかもしれない。

3. ツールを活用して自分らしいリモートワークを実現しよう

リモートワークにおけるツールの重要性とともに、ぜひ揃えておきたいツールを紹介してきた。

リモートワークを導入する企業側が揃えるべきツールとしては、それら以外にも勤怠管理、人事管理、Web会議、バーチャルオフィスなどがあるが、個人でリモートワークに臨むなら最低限、上記4つのツールは揃えておきたい。

リモートワークで効率的に仕事をこなし、円滑なコミュニケーションを図るにはツールが欠かせない。自分らしい働き方を実現するためにも、ぜひツールをチェックしておこう。

結論

リモートワークでは自分の業種やプロジェクトに合ったツールを選ぶことが大切になる。ここで紹介したツールは一例だが、いずれもリモートワークが初めての方にも使いやすいものばかりなので、導入する際の参考にしていただければ幸いだ。

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