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タスク管理の方法は?役立つツールの選び方と使い方を紹介

タスク管理の方法は?役立つツールの選び方と使い方を紹介

投稿者:ライター 吉田梨紗 (よしだりさ)

2020年6月15日

仕事や生活など、さまざまなシーンでタスク管理は重要だ。適切に管理を行えば、仕事や作業の効率がアップするだろう。この記事では、タスク管理の基礎知識や役立つツールについて紹介する。タスク管理ツールの選び方や使い方など、役立つ情報をまとめた。

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1. そもそもタスク管理とは?

タスク管理(ToDo管理)という言葉は、ビジネスシーンでもよく耳にする。詳しい意味と目的について、基本的な知識を紹介しよう。

タスク管理とは?

ビジネスシーンで使うタスクには「課された仕事」「課題」といった意味がある。仕事を区切って細分化し、優先度をつけ、量を決めるのが、タスク管理だ。

個人のスケジュール管理からビジネスシーンまで、さまざまな場面で活用できる。チームでタスク管理をすることで、進捗を共有することが可能だ。どの仕事を、いつまでに誰が行うのかの決定に役立つ。

タスク管理の目的

タスクを細分化して優先順位を決めることで、仕事の効率がアップする。次に何を行うか具体的にわかるため、わざわざ確認する必要がなく、時間が無駄にならない。

チームでタスクを共有するとお互いが進捗状況がわかるので、何かあったときにすぐ対処できるだろう。ミスを減らしたり、仕事の質を上げたりするためにも、タスク管理は重要だ。

2. タスク管理ツールがおすすめの理由

タスク管理を行うならツールの活用がおすすめだ。ツールを使用する3つのメリットについて詳しく紹介する。

すぐに始められる

紙やエクセルでもタスク管理は可能だが、いろいろな準備が必要だ。チームで共有する場合は、一定のルールを決めることから始めなければならない。

タスク管理ツールなら、必要な機能が備わっている。進捗状況や期限の確認が簡単で、チームでの共有もしやすい。基本的な使い方を覚えれば、すぐにタスク管理を開始できる。

複数のタスク管理が簡単

1人で1つのタスクを行うなら管理は簡単だ。しかし、タスクの数や共有する人が増えてくると、タスク管理は難しくなる。

タスク管理ツールを使えば、複数のタスクを細分化しても優先順位や進行状況はひと目でわかるだろう。無駄な確認作業を減らして混乱を防ぐことで、仕事の効率アップにつながる。

急な仕事に対応

タスク管理ツールがあれば、仕事内容の変更や急な仕事にも対応しやすい。タスクの変更や追加を行っても、チームにすぐ伝達することが可能だ。

細かい変更点が記載できる管理ツールも多い。共有漏れによる混乱やミスを防ぎ、柔軟に仕事をこなせるだろう。

3. タスク管理ツールの上手な選び方

タスク管理ツールには色々な種類がある。仕事の効率をアップさせるツール選びのポイントを4つ紹介しよう。

料金

タスク管理ツールを使うなら、料金と機能を比較しよう。無料版と有料版が用意されている場合は、まず無料で試してから有料版に切り替えるとよい。個人や少人数で行うタスクであれば、無料のタスク管理ツールでも十分なケースもある。

機能

チャットやカレンダーなど、自分やチームに必要な機能を絞れば選ぶときの基準になる。大きなタスクから発生した小さなタスクを親子関係で管理する親課題機能、日程が視覚的にわかるガンチャート機能はあると便利だ。

インストールとクラウド

個人のパソコンにインストールするタイプと、インターネットで使うクラウドタイプがある。クラウドは情報の共有がしやすく、他の端末でも使用できるのがメリットだ。ただし、クラウドはインターネットへの接続が必要なので、オフラインに対応しているか確認しておこう。

操作性

操作性は作業の効率にも影響するので、見やすく使いやすいタスク管理ツールを選ぼう。無料版や無料お試し期間がある商品も多い。複数のタスク管理ツールを比較し、自分やチームにとって使いやすいかチェックしよう。

4. ツールを利用してタスク管理する方法

タスク管理を効率よく行うには、ツールを使いこなすことが重要だ。使い方とコツを紹介するので、ぜひ実践してほしい。

使い方は?

使用するタスク管理ツールによって異なるが、基本は作業の割当から始める。タスクをリストアップして細分化したあとは、担当と納期を決定しよう。

あとはタスクの進捗状況が変わるたびに、未対応や進行中、完了済みといったステータスを変更する。チームでタスク管理をする場合は、他メンバーのステータスも小まめに確認しよう。

使いこなすコツ

タスクが完了したあとは、より効率のよい方法を模索する。タスク管理で感じた問題点やリスクを洗い出し、具体的な対策を考えるのがポイントだ。タスクの割当や設定での成功を標準化することが、仕事の質を高めることにつながるだろう。

結論

適切にタスク管理をすることは、仕事の効率アップにつながる。複数の仕事も細分化して優先順位を決めれば、自分が何をすべきなのか迷うことがなくなるだろう。初めての方やチームで進捗を共有したい方には、専用のタスク管理ツールがおすすめだ。機能や操作感には違いがあるので、しっかり比較して自分に合ったものを選ぼう。

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