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名刺の整理はアナログorデジタル?ケースからアプリまで活用法を解説

名刺の整理はアナログorデジタル?ケースからアプリまで活用法を解説

投稿者:オリーブオイルをひとまわし編集部

鉛筆アイコン 2021年7月15日

ビジネスシーンで繰り返される名刺交換だが、名刺が増えるばかりで、上手く活用できていない人もいるだろう。名刺を上手く整理して活用すれば、大きなビジネスチャンスに繋がることがある。名刺を整理する方法として、アナログおよびデジタルツールがあるが、それぞれのメリットをしっかり把握して利用すれば、効率的に整理できる。そこで今回は、アナログおよびデジタルツールを駆使した、名刺の整理法を解説する。

  

1. 名刺をアプリで整理するメリット

スマートフォンやタブレットで使える「名刺アプリ」を利用して、名刺を整理する方法が今、注目を浴びている。名刺アプリは、紙の名刺に書かれている内容をデータ化できるのだ。名刺アプリを使って整理する大きなメリットは次の通りだ。
  • 業務効率が向上する
  • 情報を管理し共有化できる
名刺アプリは、名刺に書かれている内容をデータ化することで、名刺を素早く整理・検索できる。これにより、業務の効率化が図れる。さらに名刺アプリでデータ化した内容は、クラウドに保存できる。クラウドの情報を管理し、共有化することで、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能になるのだ。名刺交換した相手とSNS上でやり取りできるタイプもあるので、ビジネスチャンスにつながる可能性がある。

2. 名刺をブックタイプのファイルやフォルダで整理するメリット

名刺は、ブックタイプのファイルやフォルダなどで整理することができる。ブックタイプのファイルやフォルダは、文具店などで手軽に入手できる。名刺をブックタイプのファイルやフォルダで整理するメリットは次の通りだ。
  • 1ページの見開きで複数の名刺を閲覧できる
  • 名刺が取り出しやすい
ケースで名刺を整理すると、名刺を出したり入れたりして確認する必要がある。しかし、ブックタイプであれば、ページをめくりながら、一度で数枚の名刺を閲覧できるので効率的である。名刺を整理する際も、ファイルやフォルダから取り出すだけなので楽である。

3. 名刺をケースで整理するメリット

名刺をケースに入れて整理する人も多いだろう。ケースで名刺を整理するメリットは次の通りだ。
  • コンパクトなケースが多いので、置く場所に困りにくい
  • インデックスを付けて整理すれば、素早く名刺を取り出せる
  •  大量の名刺を一括管理できる
名刺は薄く小さいので、名刺を重ねて管理するケースはコンパクトなものが多く、置く場所にも困りにくい。アルファベット順や五十音順に並べてインデックスを付ければ、探している名刺を素早く取り出すことが可能だ。たとえ、数百枚の名刺であっても、一括で整理できるケースもあるので便利だ。名刺は整理しないままだと、いつの間にか膨大な量になってしまうので、ケースを使って効率的に整理したい。

4. 無印のカードホルダーは名刺の管理に便利

無印の「ポリプロピレンカードホルダー」は、名刺の管理に使えるので人気だ。ラインナップが充実しており、さまざまなニーズに合わせて使えることが人気の秘密となっている。無印のポリプロピレンカードホルダーのラインナップは次の通りだ。
  • 100ポケットタイプ
  • 180ポケットタイプ
  • 60ポケットタイプ
名刺の収納方法はサイドインとなっており、名刺を横にスライドするだけで出し入れができる。無印らしく半透明の外観で、華美なデザインは施していないので、会社でも使いやすい。価格もお手頃なので、複数購入して名刺の管理に活用してもよい。

結論

名刺の整理方法を紹介した。アプリで名刺を整理する方法は、データ化による業務効率の向上だけでなく、名刺情報の共有もできるので、会社全体としてのメリットも大きい。一方、ブックタイプやケースで名刺を整理する方法はアナログ的ではあるが、複数の名刺を一度に確認できたり、大量の名刺を整理できたりなど、さまざまなメリットがある。今回紹介した名刺の整理方法は、ビジネスチャンスを広げる可能性があるので、ぜひ参考にして頂きたい。
  • 公開日:

    2021年2月25日

  • 更新日:

    2021年7月15日

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