2021年3月 8日1. メモの取り方が下手な人の特徴
メモを取っても、それを活かせないという方には共通した特徴があるという。自分のメモの取り方と照らし合わせてみよう。
すべてメモしようとする
会議中の説明や発言に関してすべてをメモしようとすると、メモをすることに集中してしまい、会話の要点を聞き逃す、あるいは頭に入ってこないことになる。会議が終わった後も、メモすることで仕事が完了したと勘違いしてしまう。これではメモを仕事に活かすことはできない。大事なポイントを押さえたメモの取り方が大切だ。
どこにメモをしたのか忘れてしまう
いつもどこかに走り書きをする習慣があると、その走り書きがどこにあるのわからなくなってしまう。探すことに時間を取られ、最後には面倒になってメモを探すこともなくなってしまう。メモの取り方で大切なのは、日付などを記載してひと目で必要な箇所がわかるようにしておくことだ。
汚い字で何を書いているのかわからない
急いで文字を書かなければならないメモは、たいていの場合走り書きのようになってしまうのではないだろうか。メモは人に見せるものではなく、自分がわかればそれで十分だからキレイな文字で丁寧に書く必要はない。それでも、書いた本人がわからなくなってしまうような文字では、メモの意味がなくなってしまう。
2. メモの取り方次第でビジネスが変わる
メモを取るということには、いろいろなメリットがある。そのメリットは、奥の深いものでメモの取り方次第では、仕事の効率や自己鍛錬が確実にアップする。
備忘録として活用する
メモの取り方で大切なことは「備忘録」だ。とくに忘れてはいけない納品スケジュールや会議時間などをメモする方も多いだろう。しかし、メモを取っただけで安心してはいけない。メモを頻繁に見直す習慣をつけ、大切な事柄を思い出すようにすることが大切だ。
要点の理解を早め、整理する力を養う
会議中や商談中では、すべてのやり取りをメモできるわけではない。会話をしながら、あるいは会話を聞きながら必要な情報だけを取捨選択。それをあとからわかるように簡潔に記すことがメモの正しい取り方だ。このようなメモの取り方を意識して続けることで、自然と要点を素早く理解し、それを整理する力を養うことができる。
信頼感を得られる
大切な商談中や社内でのミーティングなど熱心にメモを取っている姿をみると、相手は「ミスや漏れはないだろう」と安心感を持つ。少なくとも悪い印象にはならないだろう。好印象から信頼関係が生まれ、さらに価値のある情報を得る可能性も高まる。
3. メモの基本的な取り方
メモの取り方がよくわからないという場合は、基本的なことを念頭に置いて練習することをおすすめする。
5W1Hを意識してメモを取る
あとから見直したときにわかりやすいメモの取り方は「だれが」「いつ」「どこで」「なにを」「なぜ」「どのように」という5W1Hを意識することだ。できるだけメモに5W1Hを記載するようにする。メモがよりシンプルに効率的になり、書くスピードもアップする。読み返したときにも要点をまとめやすくなるというメリットがある。
メモのタイトル・日時を記載する
どこにどのようなメモがあるのかを見つけやすくするためにも、メモを取る前に「タイトル」「日時」を記載する習慣をつけよう。プロジェクトでは、同じ議題で何度もミーティングを繰り返すことになるが、時系列がはっきりすればプロジェクトの流れも把握しやすくなる。またメモの取り方のコツとして、新しいメモは新しいページから始めると探しやすくなる。
メモ帳は1冊にする
何冊もメモ帳を用意するよりも、できるだけ1冊にまとめることだ。書いたメモを時系列順に見返すことができる。また、1冊にまとめておけばどこに何を書いたかがすぐにわかって効率がよくなる。常に近くに置いておけるように、コンパクトで使いやすいメモ帳を選ぼう。
4. 今すぐ実践！メモの取り方のテクニック集
メモを取るのが苦手だ。メモを取るだけで精一杯だ。そのような方には、すぐに実践できるメモの取り方のテクニックを紹介しよう。
ひらがな・カタカナ・記号を駆使する
メモの取り方で大切なのはスピードだ。漢字を多用していては、時間がかかってしまう。そのため、難しい漢字はひらがなやカタカナにして、メモのスピードアップを図ろう。自分だけがわかる略語や記号を使ってもいいだろう。肝心なことは自分がその意味を把握していること。把握せずに思い付きで使ってしまうと、あとから読み返したときに意味がわからないメモとなってしまう。
余白を作る
備忘録だけでなく、ちょっとしたアイデアや思い付きなどを書き込むこともメモの取り方として重要だ。手書きのメモの柔軟さは、余白にあるといってもいい。そのときに思い付いたキーワードやアイデアなど余白に書き込んでおけば、それが次の発想に発展するかもしれない。
配布資料にメモする
メモはメモ帳だけに限ったものではない。たとえばミーティングなどで配布された資料に直接書き込むというメモの取り方もある。資料は、すでにさまざまな情報が盛り込まれているはずだ。資料にないような部分に注目してメモを取れば、資料と重複することなく効率がいい。
結論
メモの取り方次第で、仕事の効率がアップする。メモを取ることにより「重要なことを忘れない」「理解・整理力が養われる」「信頼度がアップする」といったメリットがある。普段からポイントを押さえてメモをする習慣を身に着けると、仕事に活かせるメモの取り方ができるようになる。すぐに実践できることから始めてみよう。
