書類整理のアイデア紹介！オフィスや自宅でスッキリまとめるコツは？

書類の整理というと「紙」の整理になってしまうケースが多い。書類の整理とは、その中に含まれている情報の整理であることを念頭に置くことからスタートしよう。

郵送やポスティングで届いた書類を、開封しないままテーブルの上に置きっぱなしにしていないだろうか。この時点で書類がどんどんたまってしまうきっかけを作っている。届いたDMや書類は、その場で開封して目を通す習慣をまずはつけてほしい。

具体的なアイデアとしては玄関にゴミ箱を置いておき、靴を脱ぐ前にチェックすることだ。要らないチラシやDMなどはゴミ箱に捨てて、必要だと思われるものだけ部屋の中に入れるようにすれば、書類の整理も簡単になる。玄関は書類の「関所」と考えよう。

書類整理を簡単にするためには、不要な書類をできるだけ家に届かないようにすることも大切だ。たとえば、請求書類やお知らせはできるだけペーパーレス手続きをして、インターネット上で確認にするようにしよう。

オフィスでは、伝票類などのペーパーレス化が進んでいるとはいえ、書類の量はそれほど変わらないのではないだろうか。ここでは、オフィスでの書類整理のアイデアを紹介しよう。

オフィスでは、プロジェクトに関しての企画書などの書類が中心となる場合が多い。そこで、段階別に書類を仕分けるようにするアイデアを取り入れてみてはいかがだろうか。「準備中」「進行中」「完了」という段階別に書類を仕分けることで、どれだけの仕事を抱えているのかがわかりやすい。3つの仕事を抱えていれば、9つのファイルを用意して仕分けをし、完了次第不要な書類を処分していけば、いつもデスクまわりはスッキリと整理整頓ができる。

段階別に書類を仕分けたら、前述したようにファイルに入れて管理するとよい。ファイルには必ずインデックスなどで名前を付けて、わかりやすくすることが大切だ。

その後、「準備中」「進行中」「完了」の段階別に置き場所を変えて管理する。たとえば、準備中であれば使うことも少ないのでキャビネットへ。進行中であればすぐに使いたいので机の上に置いておき、完了した書類は共有スペースなどに置いて保管しておく。このようにすれば、現在進行中の書類だけが手元に残ることになる。

書類整理は、立てて管理するのが鉄則だ。なぜなら、書類を横に積み上げてしまうことで、下になった書類が取り出しにくくなって効率的ではないからだ。また、書類を横積みにしておくと、何かの拍子に違う書類が混在してしまう危険性もある。

家庭に入ってくる書類も意外と多い。とくに子どものいる家庭では、毎日のようにお知らせのプリントが届くので、冷蔵庫にベタベタと貼っている家庭も多いだろう。ここでは、家庭での書類整理のアイデアを紹介しよう。

レシートや領収書をお財布の中に入れっぱなしにして、失くしてしまった経験はないだろうか。なかには、家計簿をつけるときや確定申告のときに必要になる大切な領収書もあるだろう。

たまりやすく、すぐに整理しにくい領収書などの書類整理には、マチ付きのインデックスホルダーを使ったアイデアがおすすめだ。出し入れしやすいようにアクリル製の仕切りスタンドを中に入れておくといい。インデックスに「医療費」「通信費」「食費」など項目ごとにラベリングしておこう。あとは、レシートや領収書をポイポイと入れて、時間のあるときに整理するだけだ。

家電を購入するたびに付いてくる取扱説明書。使い方がわからなくてすぐに取り出したいのに、なかなか見つからないという経験を持つ方も多いだろう。

取扱説明書の書類整理アイデアとして、個別ホルダーに挟んでファイルボックスに入れて収納する方法がある。すべてを個別ホルダーに分類してしまうと、ホルダー自体の数が多くなって探しにくくなる場合もあるので、近いカテゴリーごとにまとめておこう。

子どもが学校から持ち帰ってくる書類は、重要なお知らせもあれば、それほどでもないものもある。持ち帰ってきた書類は、その場で目を通して優先順位をつけることが大切だ。

一番重要と思われる時間割、提出物などは、引き出しに収納してしまうよりも目に付く場所に置いておく方が安心だ。それほど重要度が高くないものは、仕切りを入れたカゴに入れ、ゴミの日の前にまとめて整理するといい。

デジタル保管という書類整理アイデアもある。たとえば、提出物や使用頻度が高い書類、紙そのものが必要な書類などは紙保管をする。それほど使用頻度はないけれど、ときどき見返すことがある書類や家族で共有しておきたい書類などは、デジタル保管して書類整理しておくと便利だ。

便利なアイテムを使えば、書類整理もずいぶんと楽になる。ここでは、手軽な100均などのおすすめアイテムと収納アイデアを紹介しよう。

100均のキャンドゥで購入できる「A4スリムマックスファイル20P」を使ったアイデアだ。最大の特徴は、ファイルに背表紙がないこと。背表紙がないことで中身が少なければ薄いままなので、スペースを有効利用できる。ひとつのポケットに何枚もの書類を入れるのには膨らんでしまって不向きだが、レシートや領収書など、薄いものの書類整理なら使い勝手がいいファイルだ。

コクヨの「チューブファイル〈NEOS〉シリーズ」の特徴は、表紙が中のA4クリアファイルよりもやや大きめ仕様であること。ファイルを閉じたときに中がはみ出さずにキレイに収納することができる。

また、仕切りカードには横と上の2か所にインデックスが付いているので、上からも横からもひと目で書類の場所を探すことができる。

書類はファイルボックスにまとめ、ラベリングしておくと取り出しやすい。ただし書類はまとまると意外と重いので、紙製のファイルボックスでは耐久性に不安がある。そこでおすすめしたいのが、カインズ「ファイルボックス ワイド」だ。プラスティック製でサイドが2重になっているので耐久性も十分。幅も10cmと広く、キャビネットがわりに使える。

オフィスでも家庭でも書類整理や管理は、少しの工夫やアイデアで楽になる。自分が使いやすい分類項目を決めて習慣化すれば、書類が山積みになったり、どこに行ったかわからなくなったりすることはなくなるだろう。仕事や家事の効率化を図るためにも、ファイルやファイルボックスを使ったアイデアを駆使しよう。

書類整理のポイントは、すぐに開封して分別し、不要な書類を増やさないことだ。完全にペーパーレスにすることは難しいが、一部書類のデジタル化も積極的に取り入れてみてはいかがだろう。ファイルやファイルボックスを使った書類整理のアイデアを取り入れて、必要なときにすぐに取り出せるスッキリした環境をつくろう。