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封筒

返信用封筒の返し方 | 正しい書き方や送り方のマナーを解説

投稿者:ライター 松岡由佳里 (まつおかゆかり)

鉛筆アイコン 2022年6月19日

送られてきた書類に返信用封筒が同封されているケースはよくあることだ。必要な書類を揃えて返送してほしいという場合などには便利な方法といえる。では、そのまま返信用封筒に書類を入れて送り返せばいいのだろうか。実は、返信用封筒の返し方には書き方やマナーがある。ここでは、返信用封筒の返し方についてのマナーを紹介しよう。

  

1. 就活などで使われる返信用封筒とは?

封筒
就活などでよく使われる返信用封筒には、目的がある。それは、必要な書類を返信してもらいたいという目的だ。返信用封筒は差出人の依頼であるため、ほとんどの場合切手がすでに貼られており、相手先の住所や企業名なども記載された状態で同封されている。就活で内定承諾書が送られてきた場合などは必要事項を記入し、そのまま同封の返信用封筒に入れて送り返すケースがほとんどだ。
ただし返信用封筒には、返し方のマナーがいくつかある。このマナーを知らないと、相手に常識を知らないのではないかと思われてしまう可能性もあるだろう。とくに就活の場合など、採用担当者は、社会人としての自覚もチェックしているかもしれない。

2. 返信用封筒の返し方 | 書き方編

封筒
返信用封筒の返し方として、まずは封筒の書き方のマナーを覚えておこう。

「行」「係」「宛」は「様」「御中」に変更する

返信用封筒を見てみると、宛先に先方の会社名、担当者の名前などが書かれている。その下には「行」「係」「宛」と記載されているだろう。それらは二重線で消し、その横に「御中」「様」と書き直すのが返し方のマナーだ。

封筒の裏に自分の名前や住所を書く

返し方のマナーとして、返信用封筒の裏には自分の名前や住所を書こう。何も書かなくても相手に届くが、もし郵便事情でトラブルが発生した場合、送り主がわかれば戻ってくる。

企業名は正式名称で書く

返信用封筒の宛名が書かれていなかった場合には、自分で相手の住所と会社名を記入する。その場合、企業名は省略せずに正式名称で書くのが返し方のマナーだ。たとえば(株)ではなく、株式会社と略さずにフルネームで書こう。

3. 返信用封筒の返し方 | 入れ方編

封筒
返信用封筒の中身もマナーのうちのひとつと考えてほしい。開けたときに相手の方への印象も変わってくるだろう。

必要書類はクリアファイルに入れる

返信用封筒に入れる必要書類が揃ったら、順番に並べてA4サイズのクリアファイルに入れるといい。ほとんどの書類はA4サイズであることが多いからだ。クリアファイルに入れておけば、書類が折り曲がらずにキレイな状態で相手に届けることができる。
もし、書類のサイズが返信用封筒より大きかった場合は、2つ折り、3つ折りと封筒のサイズに合わせて丁寧に折りたたんで封筒に入れよう。

送付状を入れる

返信用封筒には、送付状も忘れずに入れておこう。送付状には「送り先」「送り主」それぞれの住所と名前を記入し、同封した書類の種類や枚数も記入しておくといい。こうしておけば、誰が何の書類を何枚送ったのか、受け取った側がすぐに確認することができる。送付状は相手への気遣いでもあるのだ。

封をして「〆」を書く

返信用封筒に限らず、封書は封をしたところに「封緘(ふうかん)」を記入する。これは、宛先以外の人は開けてはならないという意味だ。公私ともに重要書類であることを示す。最近では略して「〆」と書く場合が多い。

4. 返信用封筒の返し方 | 送り方編

ポスト
返信用封筒の中、表書き、裏書をチェックし終えたら、いよいよ送り方のマナーチェックだ。最後まで気を抜いてはいけない。

切手を正しい位置に貼る

封筒には切手を正しく貼ろう。ここで迷ってしまうのは封筒の縦使いと横使いだ。和封筒・洋封筒ともに、宛先を縦書きにした場合には封筒の左上、宛先を横書きにした場合には封筒の右上に切手を貼るのがマナーだ。

切手の金額

切手を定形郵便で送る場合の金額は以下の通りだ。重さが微妙だという場合は、94円切手にしておけば無難である。
  • 25g以内で84円
  • 50g以内で94円
また、多くの書類関係は「角形A4号」「角形2号」サイズで送ることが多い。これらの封筒は定形外になり、金額は以下になる。
  • 50g以内で120円
  • 100g以内で140円
  • 150g以内で210円
貼った金額で届くか不安な場合は、郵便局に持ち込んで切手を貼ってもらおう。

速達や簡易書留で送ることもできる

提出期日などが差し迫っている場合や重要な書類の場合、速達や簡易書類で返信することもできる。速達料金は、250g以内の定形郵便・定形外郵便の場合で切手代プラス260円、1000g以内の定形郵便の場合で切手代プラス350円だ。簡易書留の場合は、切手代プラス320円になる。こちらも、不安であれば直接郵便局に持ち込んだ方が安心だ。

結論

返信用封筒の正しい返し方は、必要書類を入れるだけではいけない。宛名の書き方、書類の入れ方、送り方のマナーがある。返信用封筒の返し方ひとつで、送り先へ与える印象が変わることもある。マナーを意識した返信用封筒の返し方をマスターしよう。
  • 更新日:

    2022年6月19日

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