メールマナーはビジネスで重要！基本的なメールの送り方を解説

1. ビジネスメールのマナーが重要な理由

リモートワークやテレワークが多くなってきた昨今、これまで以上にビジネスメールのやり取りが多くなったのではないだろうか。ビジネスシーンでは頻繁にやり取りすることも多いメールだが、基本的なメールマナーを理解していないと、誤解を招いたり、悪い印象を持たれたりすることもある。場合によっては、面識のない相手にメールを出す場合もある。そのようなときにマナーを欠いたメールを送ってしまったがゆえに、ビジネスチャンスを逃してしまうこともある。

ビジネスメールのマナーは、信頼関係を築き、仕事を円滑に進めるためにも覚えておく必要がある。

2. ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールの基本的なマナーを紹介しよう。

件名は具体的に用件を書く

メールの件名には、ひと目で内容がわかるタイトルを付けるようにする。ほとんどのビジネスマンは1日にたくさんのメールが届くため、件名を見て重要度や内容を予測する。優先順位を付けながらメールチェックをしているのだ。そのため、件名にメールの内容が反映されていなければ、メールを開いてもらえないことも。最悪、迷惑メールとして処理されてしまう可能性がある。

本文は宛名から始める

本文の初めには必ず宛名を書こう。いきなり用件に入るのはNGだ。社外の人にメールを出すときには会社名、部署、名前の順番で書くのが一般的である。

社内の人に出すメールには、会社名、部署は必要ない。「○○様」「○○部長」などでOKだ。

宛名の次に挨拶文を書く

宛名の次には、挨拶文を書く。定型文で十分なのでいちいち考える必要はない。社外宛てであれば「いつもお世話になっています」から始めるといいだろう。社内宛てであれば「お疲れ様です」で十分だ。

用件は改行しながら簡潔にまとめる

メールの用件は短く、簡潔にまとめることがマナーだ。長文になるのは忙しい相手に対してマナー違反となる。伝えるべき内容を整理し、できれば箇条書きにするといいだろう。重要な用件を先に書き、補足・詳細はあとに加えると読みやすくなる。適切な場所で改行や1行あけて段落を作って、見やすくすることも大切だ。

用件の次に結びの挨拶文を書く

用件のあとには結びの挨拶文を書くのがマナーだ。一般的には「何卒よろしくお願いします」が定型文。確認や検討依頼する場合には、「ご検討何卒よろしくお願いします」など、ケースバイケースでアレンジしよう。

メールの最後に署名を書く

署名とは差出人の会社名、氏名、連絡先のこと。ほとんどのメールソフトでは、署名を設定できる。また、必要に応じて署名表示を切り替えることもできる。会社によって署名パターンが決まっていることも多い。

添付ファイルは容量・形式・安全性に注意する

ビジネスメールでは、添付ファイルを送るケースも多くなる。添付ファイルを送るときは、容量や形式に注意しよう。添付ファイルの容量が大きいと受信に時間がかかり、相手にも迷惑だ。送信前に圧縮データにして送ろう。

また、添付ファイルがウイルス感染していないかチェックするのも重要だ。もし感染していたら、社内だけでなく取引会社にも迷惑をかけてしまう。

添付ファイルを送ったことも本文中に書き添えておくと、相手の見落としや添付漏れを防ぐことができる。

誤字脱字がないか確認する

メールを相手に送る前に誤字脱字がないかチェックする。とくにスマホで外出先からメールするときは、誤変換が多いので注意しよう。あとでミスに気が付いたときは、入力ミスがあったことを謝ることもマナーだ。

3. 複数の相手に送信する場合のメールマナー

同じ内容を複数の相手に送信する場合のマナーを紹介しよう。

宛名は役職の高い順に書く

ビジネスメールでは、複数の名前を書く場合、役職の上の人や責任が重い人の名前から順番に書くのがマナーだ。

返信が欲しい相手はTO欄に書く

送ったメールに返信が欲しい相手にはTO欄に書くのがマナーだ。この場合、ひとりとは限らない。プロジェクトチームなど、複数人でも問題はない。

BCCやCCを使い分ける

メールにはTO以外にもBCCやCCがある。

CCとはCarbon Copyの略で「複写」という意味だ。目を通してもらうだけでTOのような返信、あるいはリアクションを求めるものではない。メールでのCCの役割は、第三者が確認できることだ。上司や周りに進捗状況を伝えることができる。

BCCとはBlind Carbon Copyの略。CCとの大きな違いは、受信するメンバーのアドレスが表示されないことだ。メルマガで一斉送信する場合などによく利用される。BCCを使うことで、登録者同士の情報漏れを防ぐことができる。

BCCとCCの特徴を理解していないと、思わぬミスを犯してしまうので注意しよう。

たとえば、複数の会社の人に一斉メールを送る場合、本来BCCに入れなければならない宛先をCCに入れてしまうと、個人情報の漏洩になってしまう。BCCとCCに入れるメールアドレスをミスしていないか、しっかりチェックする習慣をつけよう。

4. マナーを押さえたビジネスメール文例集

メールのマナーがわかったところで、ビジネスメールの例文を紹介しよう。

初めての相手に送るメール例文

新規開拓で初めてメールを送る場合も多いだろう。新規開拓のため初めて営業メールを送るときの例文を紹介しよう。

件名：○○新製品サンプルのご案内

初めてメールをさせていただきます。
株式会社■■営業部の●●と申します。

このたび、弊社の製品をサンプルとしてぜひ
▲▲様にお使いいただけないかとご連絡いたしました。

ポイントは初めてのメールであることだ。用件を簡潔に伝え、相手にとって何がメリットがあるのかを詳しく説明する。

お礼の気持ちを伝えるメール例文

お礼・感謝のメールをすることで、相手との良好な関係を築くことができる。できるだけ早くメールをするのがコツだ。

件名：昨日の打ち合わせの御礼／株式会社○○　△△

株式会社□□　●●様

いつもお世話になっております。
昨日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。

件名に「昨日の打ち合わせ」「会社名」をあえて入れることがポイントだ。件名によって相手に思い出してもらいやすくなる。冒頭に感謝の気持ちを伝えることも大切だ。

依頼やお願いをするメール例文

ビジネスでは依頼や提案のメールも多い。相手が快く受け入れてもらえるようなメールないようにしよう。また、ゴリ押し感を出さないのも大切だ。

件名：第1回〇〇プロジェクトに関する日程調整のご依頼について

株式会社□□　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社■■の●です。

昨日、お電話でご相談させていただきました件で、
ご都合のよい日程をご提示いただけますでしょうか。

結論

ビジネスメールのマナーは、相手の方への信頼関係を築くため、あるいはスムーズな業務のためにも大切だ。ビジネスメールの基本構成は、件名、宛名、挨拶文、用件、結び、署名だ。そのほかにも、添付ファイルやTO、CC、BCCの使い方もマナーとして大切だ。メールは手紙に比べて簡単だからとマナーをなおざりにすると、相手からの印象も悪くなるので注意しよう。