2022年11月13日目次
- 1. 社会人に必須のビジネスマナーとは？
- 2. 社会人のビジネスマナー | 基本常識編
- 3. 社会人のビジネスマナー | 電話対応編
- 4. 社会人のビジネスマナー | 対人編
- 5. 社会人のビジネスマナー | メール編
- 6. 社会人マナーが分からない場合の対処法
- 通りすがりの会釈は15度
- 一般的なお辞儀は30度
- 感謝や謝辞を伝える最敬礼は45度
- 名刺入れは手に持っておく
- 名刺はお客様よりも下に差し出す
- 両手で相手の名刺を受け取る
- 名刺交換する場合は、右手で差出し、左手で受け取る
- 宛名
- 挨拶
- 名乗り
- 本文
- 結び
- 署名
1. 社会人に必須のビジネスマナーとは？
社会人にとってまず必要なのが、ビジネスマナーではないだろうか。
ビジネスマナーが必要な理由
社会人としてビジネスマナーが必要な理由は、良好な人間関係を築くためにある。ビジネスをスムーズに進めるためには、顧客、上司、同僚などとのコミュニケーションが大切だ。さまざまな人がかかわる仕事をスムーズに進めるためにも、ビジネスマナーはしっかりと身につけておきたい。
ビジネスマナーが悪いことで起こりうるリスク
きちんとしたビジネスマナーを身につけていない場合、どのようなリスクがあるのだろう。まず、印象が悪くなる。個人への印象だけでなく、会社全体への印象が悪くなるためビジネスチャンスを失うリスクも出てくる。顧客を失うということは、すなわち会社に迷惑をかけることになるのだ。
2. 社会人のビジネスマナー | 基本常識編
社会人のビジネスマナーを初心に立ち返ってチェックしてみよう
挨拶をきちんとする
円滑な人間関係を築くにはまず、挨拶が大切だ。ハツラツな挨拶は、上司や同僚だけでなく、取引先のお客様にも好印象を与える。「おはようございます」から始まって「お先に失礼いたします」まで、明るく元気な挨拶を心がけよう。
時間を厳守する
社会人として時間を厳守するのは最低限のマナーだ。もし何かトラブルがあって約束の時間に遅れるようなら、早めに連絡をしよう。ビジネスでは、時間を守れない人は約束が守れない人と思われて当然だ。信頼を喪失してしまうので時間は必ず守るようにしてほしい。
報連相
社会人のマナーの基本は「報連相（ほう・れん・そう）」だ。 こまめな報告、連絡、そして相談がビジネスマナーとして非常に重要になってくる。小さなミスが大きなミスにならないためにも、報連相はマナーとして常に念頭においておこう。
丁寧な言葉遣いを心がける
社会人のビジネスマナーとして、丁寧な言葉遣いを心がけることも重要だ。ただし、丁寧だからといって機械的な使い方はいけない。あくまでも相手を気遣う気持ちが伝わることが大切だ。また、ビジネスマナーとしては簡潔に伝えることも重要とされる。丁寧な言葉遣いを気にし過ぎて、相手に伝わらないという事態は避けたい。
身の回りの整理整頓をする
仕事ができる人は、身の回りの整理整頓ができているといわれている。仕事は段取りで決まる。身の回りの整理整頓ができていれば、必要なものをすぐに取り出せて効率のよい仕事ができるだろう。さらに、紛失といったトラブルも避けることが可能だ。
清潔感を出す
ビジネスでは第一印象が大切だ。中でも「清潔感」を心がけたい。ファッションセンスなどのスキルを伴わなくても、清潔感を出すことは誰でもできる。スーツやワイシャツはシワのないようにする、髪を整えておくなど、ビジネスマナーとして押さえておくべき点をチェックしよう。
3. 社会人のビジネスマナー | 電話対応編
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顔が見えない分、電話対応は社会人として大切なマナーとなる。
電話は3コール以内に出る
社会人としての電話のマナーでは、3コール以内に出るというのが常識だ。相手を待たせるのは失礼にあたる。もしほかの用事で3コール以内に出られなかった場合は「お待たせしました」のひとことを添えるのがマナーだ。
明るいトーンで丁寧に話す
電話では、相手の姿は見えない。声だけでイメージすることがほとんどだ。そのため電話対応では、声が印象を左右するといっても過言ではない。電話に出るときには、できるだけ明るいトーンで丁寧に話すことが大切だ。
保留は短時間に留める
電話を取り次ぐときには、できるだけ保留時間を短くするのがビジネスマナーだ。保留時間は長くても、30秒以内にとどめておきたい。それ以上になりそうな場合には、折り返すなどの対応をしよう。
要点をまとめてメモに残す
電話の担当者が不在の場合には、要点をまとめたメモを残すようにしよう。その場合は「いつ」「誰から」「何について」を的確に伝えることがマナーとなる。またメモには、対応者の名前も忘れずに記載しておこう。
4. 社会人のビジネスマナー | 対人編
ビジネスでは人と人との出会いを大切にする。ここでは、相手によい印象を与えるマナーを紹介しよう。
お辞儀のマナー
挨拶はビジネスマナーの基本だ。お辞儀にも正しい角度というものがあり、以下の3種類とされる。シチュエーションによって使い分けられるように覚えておこう。
名刺交換のマナー
ビジネスマンとして名刺交換するときのマナーは、ぜひ覚えておきたいものだ。次のような手順で名刺交換をしよう。
席次のマナー
会議や打ち合わせのときの席次にもマナーがある。まず、入り口から遠い順に上座になるのが基本だ。ただし、円卓や議長のいる位置などによって柔軟に対応する必要がある。
エレベーターのマナー
エレベーターのマナーも来客時には大切になる。乗るときには、入り口でボタンを押しながら上司やお客様を先に乗せ、最後に乗り込んで操作盤の前に立つ。降りるときには操作盤の前に立ち、最後まで全員が下りるのを見届けるまで開ボタンを押しておこう。
会社訪問のマナー
会社訪問をするときには、事前の準備をするのが社会人としてのマナーだ。せっかくアポイントが取れたのだから、準備万端にしておこう。訪問目的の準備はもちろんのこと、遅刻しないようにルートの確認や持ち物の確認を行い、約束の時間の10分前には到着できるようにしよう。呼び出しが早すぎる場合、迷惑につながる場合がある。呼び出しは5分前程度が望ましいだろう。
敬称のマナー
敬称マナーでよくやりがちなミスがある。それが御中だ。御中は会社の誰宛てに出していいのか分からないときに使う敬称で、「○○株式会社 営業部御中」のようにして使う。
一方、誰宛てなのかが分かっている場合には、「○○株式会社 営業部 ●●様」のように書く。御中の使い方を混同して「○○株式会社 営業部御中 ●●様」としてしまうのはマナー違反なので注意しよう。
人物紹介のマナー
多くの人が関わるプロジェクトでは、人と人とを引き合わせる場面が多くある。このような人物紹介をするときにも社会人としてのマナーがあるので覚えておいてほしい。
人物を紹介するときにはまず、身近な人から紹介するのがマナーだ。お客様に自分の会社の人間を紹介する場合は、必ず自分の会社の人間から先に紹介する。関係性が同等の場合には、立場や肩書、年齢などを比較して、目下の人物から紹介しよう。
5. 社会人のビジネスマナー | メール編
最近では、メールでビジネスを進めることが多くなった。メールのマナーは社会人として必須になっている。
端的に分かりやすい件名を書く
件名は、内容がひと目で分かる文面にすることがマナーだ。ビジネスでは1日に大量のメールを受け取るケースも多い。相手にとって必要なメールかどうかを判断しやすくするためにも、また読み落としのないようにするためにも、分かりやすい件名を書こう。
一般的な構成に基づいて書く
メールの一般的な構成は以下の通りだ。
このように、ビジネスメールには雛形を作っておくと便利だ。
できる限り早く返信する
出張など特別な事情がない限り、メールの返信は1営業日中にすることがマナーだ。返信が遅れると、相手に不安や不信感を与えてしまうので注意してほしい。
6. 社会人マナーが分からない場合の対処法
日々の生活の中では、社会人としてのマナーに迷う場面もある。しかし分からないままにしておくと、恥ずかしい思いをするかもしれない。分からないままにせず、以下の方法を試してみてほしい。
本で知識を得る
社会人としてのマナーを勉強するには、本で知識を得ることが手っ取り早い。通勤時間など、隙間時間を上手に活用して勉強しよう。
研修や講座を利用する
本での勉強だと三日坊主になってしまいそうだという方は、実践で習得する方法がおすすめだ。対面での研修、オンライン講座などを利用しよう。質問などにも答えてもらえるので、疑問を解決しやすい。
結論
社会人としてのマナーの必要性は、良好な人間関係を築くことにある。相手を気遣い、敬うことでビジネスもスムーズに進められるだろう。きちんと挨拶をするなどの基本マナーからメールのやり取りまで、さまざまなマナーがある。自分が社会人としてマナーを習得しているか自信がないという場合は、本や研修、講習会などで勉強しよう。
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