2021年10月19日1. 書類ケースは必要？
会社での書類の整理は完ぺきなのに、家の書類となると、部屋のあちらこちらに散らかっているという方もいるかもしれない。そのようなときには書類ケースを使って整理してはいかがだろうか。
必要な書類をすぐに取り出せる
書類を細かく分類して保管しておくために、書類ケースを活用しよう。大分類から中分類、小分類と分類をシステム化する。または、必要な項目を作ってカスタマイズ化すれば、必要なときに必要な書類をすぐに取り出すことができる。
紛失を避けられる
書類の中には、重要な内容のものもあるはずだ。引き出しに入れておいたはずなのに、どこにもないといった事態は避けたい。書類ケースにしっかり保管しておけば、ほかの書類と一緒に捨ててしまうというトラブルも回避できる。
2. 書類ケース選びのポイントは？
書類ケースを選ぶときには、どのような基準で選んだらいいのだろう。ポイントを押さえて自分の目的に合った書類ケースを選ぼう。
使い方に合わせた書類ケースを選ぶ
書類ケースにはいろいろな種類がある。選ぶときには、自分が使っているシーンを思い浮かべてみよう。まず据え置きタイプなのか、持ち運びタイプなのかを決める。据え置きタイプなら置けるスペースを、持ち運びタイプなら運びやすさを一番に考える必要があるだろう。そのうえで、サイスや収納のキャパシティ、ファイル式・ジャバラ式といった形状など自分が一番使いやすいと思える書類ケースを選ぶようにしよう。
分類が簡単にできる書類ケースを選ぶ
たくさんの書類の中から目当ての書類を取り出すのは大変だ。分類が細かくできる書類ケースなら、すぐに書類を取り出せる。分類が簡単にできるタイプはポケットのあるファイル式が便利だ。項目に合わせてポケットの数を選ぼう。あとから増やせるタイプなら、項目が増えても安心だ。
素材やデザインで選ぶ
書類ケースには、さまざまな素材やデザインがある。据え置きタイプの書類ケースは、目に付く場所に置くため、デザインにもこだわりたい。部屋の雰囲気に合わせたカラーや素材を選べば、統一感も出て部屋をスッキリ見せられる。
3. 書類ケースを自作する方法
市販の書類ケースをそのまま使うのもいいが、自分が使いやすいようにカスタマイズする方法もおすすめだ。
すべて100均でカスタマイズ
わざわざ既製品の書類ケースを購入しなくても、すべて100均でアイテムをそろえることでオリジナル書類ケースを作ることができる。
「ファイルボックス」「個別フォルダー」「クリアファイル」を用意する。たとえば個別フォルダーに「請求書」と大きな分類をして、クリアファイルに「電気」「ガス」「水道」「税金」といった小分類にしていく。そしてファイルボックスに保管すればわかりやすい。それぞれのインデックスも100均でそろえられる。
「ファイルボックス」「個別フォルダー」「クリアファイル」を用意する。たとえば個別フォルダーに「請求書」と大きな分類をして、クリアファイルに「電気」「ガス」「水道」「税金」といった小分類にしていく。そしてファイルボックスに保管すればわかりやすい。それぞれのインデックスも100均でそろえられる。
紐付き封筒で書類を管理
重要な書類は大切に保管しておきたいものだ。紐付きの封筒は、紙が厚手で丈夫だ。さらにマチが付いているため書類をたくさん収納しても破れてしまう心配が少ない。紐付きの書類もファイルケースに入れて保管しよう。
ラベリングで見やすく
仕切り付きのファイルに書類を分類したら、ラベリングをするだけでかなり見やすくカスタマイズできる。書類の分類項目に決まったルールはない。それぞれわかりやすい分類項目をラベルのカラーや文字で表示しておけば、オリジナル書類ケースを作ることができる。
4. 書類ケースのおすすめ3選
書類ケースにはいろいろな種類があって、選ぶのも迷ってしまう。そこで、目的に合わせたおすすめの書類ケースを紹介しよう。
エセルテ「エセルテ A4ソーテッド6ポケット」
ファイルタイプの書類ケースだ。6つのファイルが連結され、フックが付いているので壁にかけて書類の収納スペースを確保できる。さらに、ファイルをひとつずつ取り外せるので便利だ。たとえば病院に行くときにも、必要な書類や保険証、お薬手帳などを一緒にファイルしておけば、そのまま持ち運ぶことが可能だ。カラーバリエーションが豊富なので、家族別、目的別の分類にも適している。
商品情報
- 商品名：Esselte エセルテ ソーテッド ファイル A4 6ポケット
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PIKAPIKA「ドキュメントスタンド」
たくさんの書類を保管するのに便利な書類ケース。自立式で、破れにくい耐久性のある素材を使ったファイルだ。マチが2～35cmまで伸縮するため、どんどん増えていく書類にも対応できる。13ポケットは、月ごとの書類の整理がしやすい。納品書や請求書、明細書なども仕分けできるので便利だ。
商品情報
- 商品名：PIKAPIKA ドキュメントスタンドA4
- Amazon商品ページはこちら
ナカバヤシ なげこみBOX 6分類 フボI-F6
プラスチックボックスの内部を6つのペーパーファイルで区切った書類ケース。「なげこみBOX」というネーミング通り、書類を投げ込んでも倒れにくく、安定感抜群だ。インデックスも見やすく、分類した書類をペーパーファイルごと取り出して持ち運べるのも便利だ。高さも23.7cmでA4サイズの本が収納できる本棚にすっぽりと収まる。
商品情報
- 商品名：ナカバヤシ なげこみBOX
- Amazon商品ページはこちら
結論
会社でおなじみの書類ケースだが、家でも書類ケースを活用することで書類の山から解放される。書類ケースは、自分が使いやすいものを選ぶことがポイントだ。毎月どれくらいの書類が届くのか、保管しなければならない書類はどれくらいあるのかなどによって、書類ケースのキャパやポケット数などを決めよう。最初に書類整理をするのは大変だが、一度ベースを作ってしまえば、あとはスムーズにできるだろう。長期的にみると書類を探す手間を節約できる。
