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ホチキスの正しい留め方は?ビジネスシーンで役立つ基礎知識まとめ

ホチキスの正しい留め方は?ビジネスシーンで役立つ基礎知識まとめ

投稿者:ライター 吉田梨紗 (よしだりさ)

鉛筆アイコン 2021年3月12日

ホチキスの留め方は覚えておきたいビジネスマナーの一つだ。横書きや縦書きなど文章の種類によって留め方が異なるので、基本のルールをマスターしておこう。この記事ではホチキスの留め方に関する基礎知識をまとめた。書類別の留め方や注意点と併せて紹介するので、ぜひ参考にしてほしい。

  

1. ホチキスの留め方に関するビジネスマナー

まずは「横書き」「縦書き」「縦横混在」「バインダーでの保管用」に分けて、ホチキスの留め方を紹介する。基本のビジネスマナーとして、留める位置を覚えておこう。

横書きは左上

横書きは「左上」を留めるのが正しい留め方だ。横書きの文章は基本的に左上から始まる。まず左上から読み、右に読み進めていくのが一般的だ。右下の文章まで読み終わったあと、右下から左上にめくることで、次のページにスムーズにすすめる。

縦書きは右上

縦書きの場合は「右上」にホチキスを留める。縦書きは右上から読み進めて、左下に向かって読みすすめるのが基本だ。ページをめくるときは、左下をつまんで右上に持ち上げることになる。縦書きと横書きはどちらも文章が始まる位置を留めるので、留め方の基礎知識として覚えておいてほしい。

縦横混在なら左上

縦横混在の場合はホチキスを「左上」で留めよう。日本人は右利きが多くペンも右手に持つため、左上を留めればページを左手でめくりやすくなる。文章が縦書きでもデータの引用やグラフが、横書きであるケースは多い。こういった横書きの書類が混ざる場合は、左に90度回転させる。あとは縦書きの文章とまとめて左上で留めるのが正しい留め方だ。

バインダーで保管する書類には注意が必要

穴あけパンチ等を用いてバインダーに保管することが前提となっている書類の場合、縦書き・横書きではなく、保管時の書類の向きによってホチキス位置を変える必要がある。保管時に右側にくるほうをホチキスで留めてしまうと、左側のとじ具と右側のホチキスに挟み込まれて書類が開けなくなってしまうためだ。
スムーズに書類を閲覧できるよう、A4縦長の書類の場合は左上、A4横長の書類の場合は右上を留めると覚えておこう。

2. 書類別におすすめのホチキス留め方

書類のタイプ別に適したホチキスの留め方を紹介しよう。基本的な知識を覚えておけば、留めたあとも読みやすい書類になる。

冊子にするなら2箇所

ホチキスで2箇所を留めれば、ページをめくって読める冊子になる。また、とじる枚数が多い場合、1箇所で留めるとホチキスの針が外れやすい。2~3箇所留めると分厚い書類でもめくりやすくなるだろう。

横書きは「左側」、縦書きは「左側」をとじるのが基本の留め方だ。ホチキスの角度を書類に対して平行にすることで、めくりやすくなる。また、上部を2箇所留めて下をめくる方法もあるので、読みやすさを意識して留め方を決めてほしい。

中綴じは真ん中を留める

真ん中を留めて二つ折りにする「中綴じ(なかとじ)」にするなら、専用のホチキスが必要だ。通常のホチキスでは届かないページの中央も、スムーズに留められる。さまざまなサイズの紙に対応した中綴じホチキスは、いろいろな用途に活用できるだろう。

また、通常のホチキスを180度開いてホチキスを刺し、反対側から出た針をペンチで曲げる方法もある。ただし、枚数が多いと針は刺さらず、ズレてしまう可能性も高い。キレイに留めるのは難しいので、仕事で使うなら専用のホチキスを用意しよう。

3. ホチキスの留め方の注意点

ホチキスの留め方について4つの注意点をまとめた。トラブルを避けることにもつながるので、ぜひチェックしてほしい。

留める角度は45度

ホチキスを1箇所で留めるときの角度は斜め45度を目安にする。書類をめくる角度を意識するのがポイントだ。また、留める位置を間違えると、紙が外れたりめくりにくかったりする可能性がある。角から2~2.5cmくらいの位置で留めるのが留め方のポイントだ。

重ねて保管する場合

ホチキスで留めた書類をまとめてファイリングするなら、留める位置を少しずつズラそう。ホチキスの針は厚みがあるので、同じ位置で留めてしまうと重ねたときに一部だけふくらむ。ズラせば針を留めた部分が重ならなくなり、スッキリと保管できるだろう。

会社のルールを確認

独自のルールを定めている会社は多い。ホチキスの留め方についても同様なので、確認しておくと安心だ。先輩や上司にあらかじめ聞いておけば、トラブルを避けられるだろう。基本のルールを知っていることを伝えたうえで、独自の留め方があるかを尋ねてほしい。

針が不要なホチキスは使わない

針が不要なホチキスは便利だが、ビジネスシーンで使用するのは避けよう。針を使ったホチキスよりも、留めたときの強度が低いので注意が必要だ。留められる枚数は少なく、留めた書類がバラバラになってしまう可能性もある。公式の場で使う大事な書類には、針を使う従来のホチキスがおすすめだ。

結論

ホチキスの留め方は基本的なビジネスマナーだ。書類を留めるときに間違えないように、基本的な知識をチェックしておこう。横書きは左上、縦書きは右上を留めるのが正しい留め方だ。2箇所を留めたり中綴じをしたりする方法についても、あらかじめ確認しておこう。ホチキスを留める角度や会社のルールを確認することなど、注意点と併せてチェックしてほしい。
  • 公開日:

    2021年3月 7日

  • 更新日:

    2021年3月12日

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